分類: 通信禮儀 禮儀詞典 編輯 : 禮儀知識 發布 : 04-07

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電子郵件，又稱電子函件或電子信函，它是利用電子計算機所組成的互聯網絡，不僅安全保密、節省時間，又不受篇幅的限制，清晰度極高，而且還可以大大地降低通訊費用。
（一）使用電子郵件的優點及缺點
１ ．優點
（１）不用信紙和筆，用電腦就可以了。
（２）免費使用，免貼郵票，免投郵筒，直接成本只是使用電腦的電費和網費。
（３）安全性高，不用擔心信件遺失。
（４）沒有收信人人數的限制。
（５）速度快，一般情況下是即發即收。
２ ．缺點
（１）須有電腦，有使用場合的限制，最基本的條件是有一部電腦并且能上
網，收信人也要具備收信的能力。
（２）只能傳遞信息，無法傳遞有形的物體，無法取代傳統的包裹或貨物郵
遞。
（二）電子郵件的格式與內容
（１）純文字格式：任何版本皆可收發，檔案小，但無法加入圖片、聲音等。
（２） Html 格式：可加入圖片、聲音等多媒體，還可變換字型、大小、位置、插入圖片，甚至超鏈接，要求IE 的版本在３ ．０ 版以上，且檔案較大。
（３）你可以把文件附加在E 唱mail 中。最好不要使用很大的附件，除非你知道收信人確實需要。
（三）收發電子郵件
收發電子郵件是人們利用網絡辦公最常見的手段，也是最重要的方式。在收發電子郵件的不同階段，大家務必要遵循一定規則。
１ ．撰寫與發送
電子郵件的撰寫與發送皆有一定規定和要求：
（１）為節約費用，在撰寫電子郵件時，尤其是在撰寫多個郵件時，應在脫機狀態下撰寫，并將其保存于發件箱中。然后在準備發送時再連接網絡，一次性發送。
（２）利用網絡辦公時所撰寫的必須是公務郵件，不可損公肥私，將單位郵箱用做私人聯系途徑之用，不得將本單位郵箱地址告訴親朋好友。
（３）在地址板上撰寫時，應準確無誤地鍵入對方郵箱地址，并應簡短地寫上郵件主題，以使對方對所收到的信息先有所了解。
（４）在消息板上撰寫時，應遵照普通信件或公文所用的格式和規則。郵件篇幅不可過長，以便收件人閱讀。
（５）郵件用語要禮貌規范，以示對對方的尊重。撰寫英文郵件時不可全部采用大寫字母，否則就像是發件人對收件人盛氣凌人的高聲叫喊。
（６）不可隨便發送無聊、無用的垃圾郵件，無端增加網絡的擁擠程度。
（７）要保守國家機密，不可發送涉及機密內容的郵件，不得將本單位郵箱的密碼轉告他人。
２ ．接收與回復
接收與回復電子郵件時，通常應注意以下幾點：
（１）應當定期打開收件箱，最好是每天都查看一下有無新郵件，以免遺漏或耽誤重要郵件的閱讀和回復。
（２）應當及時回復公務郵件。凡公務郵件，一般應在收件當天予以回復，以確保信息的及時交流和工作的順利開展。若涉及較難處理的問題，則可先電告發件人已經收到郵件，再擇時另發郵件予以具體回復。
（３）若由于因公出差或其他原因而未能及時打開收件箱查閱和回復時，應迅速補辦具體事宜，盡快回復，并向對方致歉。
（４）不要未經他人同意向對方發送廣告郵件。
（５）發送較大郵件需要先對其進行必要的壓縮，以免占用他人信箱過多的空間。
（６）尊重隱私權，不要擅自轉發別人的私人郵件。

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